はじめに
「コロナ禍ではテレワークを行ったものの、今は出社が多い」「災害時の備えとして、また育児や介護中の社員のためテレワークが必要なのは理解する。でも積極的には推奨できない」という声が聞こえてきます。理由のひとつとして、一時的にテレワークを実施した際の不具合による否定的なイメージがあるようです。
今回は、テレワーク時の「不満」について考えてみましょう。テレワークツールを導入することで、あるいは、ちょっとした工夫で改善できることが見つかるかもしれません。
テレワーク「できる人」と「できない人」がいるのは不公平だと思う
テレワークできない職種はあります。医療や福祉の現場、警察や消防を含む公務員、販売業などのエッセンシャルワーカーや、工場の生産ラインを担う製造業、物流を担う配送業などは、自宅などに場所を移して業務にあたることが難しいでしょう。
ここで気をつけなければいけないのは、テレワークは福利厚生ではないという点です。従業員全員に平等に提供すべきサービスではありません。たとえ同じ企業に勤務していても、役割の違いによって在宅勤務できない業務があるのは仕方のないことです。
ある企業では、テレワークができない勤務員には変形労働時間制を取り入れ、週休３日も選択できるようにしました。これにより、従業員全体のライフワークバランス向上と従業員満足度がアップしたそうです。
不公平感があるからテレワークをすべてやめるのではなく、現場で働く従業員の声に耳を傾け、職種ごとの特徴を見極めながら、できる部分にはテレワークを活用していく方法を考えてみるのはいかがでしょうか。
電話番や押印のために出社が必要で、そのためのシフト調整が面倒である
対応するテレワークツールを導入することで、わざわざそのためだけに出社しなくてもよくなります。
クラウドPBX
スマートフォンで代表番号の発着信を可能にする「クラウドPBX」をご紹介します。自宅で会社の電話番号を利用でき、電話番のために出社する必要がなくなります。小規模オフィスにもおすすめのツールです。スマートフォンを内線化できるため、社員同士の通話には電話代がかからないなど、通信費の削減にもつながります。PBX導入時、初期費用のコスト削減のため、東京都のテレワーク関連助成金をご活用ください。
電子決裁システム
パソコンやタブレットなどで決裁処理を行うことで、決裁時間を短縮でき、業務を効率的に行えるようになります。紙で保管する場所が不要になれば保管コストの削減ができ、ペーパーレス化の促進にも繋がります。電子決裁システムは、様々な種類の中から、社員全員が使いやすいものを選ぶとよいでしょう。また、契約書など取引先と共有する文書については、先方の状況や希望を事前に確認しましょう。東京都のテレワーク関連助成金をご活用ください。
ワーカーがきちんと稼働しているかわからない
出社して目の前に座っていれば安心というわけではないものの、テレワーク時は誰が何をやっているか更に見えにくく、従業員の稼働状況への懸念が助長されがちです。
この問題に対しては、業務の進捗状況を「見える化」することで、解決する部分があるでしょう。プロジェクト管理ツールは、プロジェクトのスケジュール感や進捗状況を見える形で一元管理し、リモートワーカーともオンラインで共有することができます。出社・在宅に関わらず、進捗状況の確認に充てる時間を減らすためにも、ITツールを積極的に活用しましょう。
プロジェクト管理ツールはタスク共有の利便性が高いため、ビジネス以外でも活用が拡がっています。家族や仲間とのスケジュール共有目的で、スマートフォンにアプリを入れている方もいらっしゃるのではないでしょうか。
そもそもテレワークできる仕事がない
テレワークに向く仕事の条件は
・1人で作業ができる
・仕事の成果が見えやすい
・セキュリティリスクが低い
といわれています。これらの条件に当てはまる業務から切り分け、徐々にテレワークに移行するのがよいでしょう。一般的には、事務作業、架電業務（テレアポ）、クリエイター、ITエンジニアがテレワークに向く業務内容といわれています。
また、テレワークは在宅勤務だけではありません。モバイル端末を使用したモバイルワークも含みます。これらを含めれば、テレワーク活用の幅はぐんと拡がります。一例を挙げると
営業職や現場作業：外出先や訪問先でもモバイル端末を持ち歩き、報告書の作成は在宅勤務でも可
店舗を構える接客業：複数店舗間の会議はオンラインで/クラウドストレージで研修動画を共有など
対面必須の業務においても、状況に合わせたテレワーク活用が可能です。移動にかかる時間とコストを削減し、ワーカーのライフワークバランス向上も期待できます。
オンラインストレージ
インターネット上でデータやファイルの保管・共有をするためのツールです。
もしオフィスに、文書やファイルが原本として紙でファイリングされているのであれば、まずするべきことはペーパーレス化です。社外からもアクセスして効率的に作業するためには、オンラインストレージサービスが必須です。オンラインストレージサービスは、クラウド環境下でデータを管理共有するためのツールです。Google Drive、Microsoft OneDrive、Dropboxなどが有名です。東京都のテレワーク関連助成金をご活用ください。
勤怠管理が難しい
労働時間の記録や管理を行うための、勤怠管理ツールをご紹介します。従来、勤怠管理といえばタイムカードや紙の勤務表、Excelを用いた手作業によるものが一般的でした。勤怠管理ツールを使用すれば、インターネット上で場所を問わず勤怠データの管理や入力ができ、勤務状況をリアルタイムで把握することが可能です。
テレワークを含め、労働環境の多様化が進む中、正確で柔軟な勤怠管理が求められています。リモートワーク時の過度な労働の防止、労働基準法などの法令遵守に役立てましょう。
慢性的なコミュニケーション不足を感じる
コミュニケーションツールとは、お互いに顔を合わせられないリモートワーク時でも、円滑にコミュニケーションを図ることを可能にします。具体的には、ビジネスチャットやWEB会議システムを指します。例えば、Zoom、Microsoft Teams、Slackなどがあります。
コロナ禍以降は導入している企業がほとんどのようですが、さらに一歩進んで、自社の最適を考えてみましょう。
・そのツールは本当に使いやすいか（全員が使いこなせているか）
・使用上の社内ルールは決まっているか
・適切な雑談の時間も取れているか
コミュニケーション課題について、参考になるコンテンツをご紹介します。
若手社員の意識を知ることからスタート！理想的なハイブリッドワークを探る
テレワークツールが色々ありすぎてよくわからない
検索すれば、便利なテレワークツールをたくさん見つけることができます。でも、多すぎて自分では選べず、比較もできず、結局どれがよいのかわからない。そんなお悩みはありませんか？
百聞は一見に如かず。実際に、数々のテレワークツールに触れて体験できる、東京都の施設「東京テレワーク推進センター」をご紹介します。予約制の個別相談会は、対面のほかに、バーチャルオフィスツールやWEB会議ツールでも実施中です。
▽東京テレワーク推進センター（最寄り駅：飯田橋駅）
https://tokyo-telework.metro.tokyo.lg.jp/
おわりに
変化のスピードが速い情報化社会において、ITツールの進化は日進月歩です。サイバー犯罪も年々手を変え品を変え、私たちの隙をついてきます。現在のテレワークツールやネットワーク環境等について、定期的な見直しが必須です。
最新のツールを導入することで業務効率化がぐんと進むというケースもあります。また、セキュリティ環境に少しでも不安を感じているのであれば、現状を確認するだけでも安心感を得られるというケースもあります。
また、テレワークを推進することは、採用活動やコスト削減など経営課題解決の糸口ともなります。現在のテレワークに感じているモヤモヤと正面から向き合うことは、一歩踏み出して自社の伸びしろや改善点を探し、よりよい働き方を模索することにつながるでしょう。
テレワーク定着への課題解決アドバンス事業では、テレワークの専門家が企業のお悩みに寄り添います。コロナ禍では、急遽テレワークとなった企業のご支援をしてきたコンサルティング事業です。テレワーク時のコミュニケーション課題、ネットワーク環境、社員へのセキュリティ研修実施について、基本的なことでも、安心してご相談ください。オンライン課題診断の結果の解説とともに、必要な課題について対策をご一緒に考えていきましょう。
課題診断では、テレワークの基本的な実施状況についてお尋ねしてします。ご回答いただいた内容とあわせて、具体的な状況についてコンサルティングでもぜひお聞かせください。
公共事業ですので、費用はかかりません。必要に応じて、東京都のテレワーク関連助成金をご紹介することも可能です。必要なツール導入時のコスト削減にご活用ください。
