働き方改革とペーパーレス化を同時に実現

現状

店舗拡大を検討しており、給与計算、勤怠管理等のバックオフィス業務をスタッフの自宅、もしくは店舗間の移動中に外出先で行えるようにしたい。
ゴール
設定

在宅勤務環境整備と、移動時間の有効活用を目指したモバイルワークを導入できている状態。
コンサルタントの支援内容

現状業務を行う上で活用している端末やツールを確認しながら、モバイルワーク運用時に新しく必要となる機能を整理した。ツールに関しては助成金を活用して導入することを決定。FAXを使用する受発注業務については、テレワーク者と店舗スタッフが連携をとりながら実施するなどの業務遂行方法を提案した。
結果

無事に申請が通り助成金がおりたので、モバイル端末とグループウェアを購入してモバイルワークを開始した。対象者は、事務員と各店舗の責任者で、事務員は月に10時間程度の在宅勤務、店舗責任者は自宅や移動中での部分的なテレワークを実施するようになった。スタッフの働き方の改善だけでなく、データ共有をクラウド上で行うことにより、紙を印刷してスタッフに渡したり、メールに添付したりする手間がなくなり、業務の軽減・効率化も実現した。

今後に向けたアドバイス

テレワークが順調に進んでいるご様子がわかり、非常に嬉しく思いました。今後は情報漏洩や端末の故障・紛失などが発生するリスクを考え、セキュリティ対策のルールを検討し、スタッフの方々に周知していくことが重要であると考えます。

※ワークスタイル変革コンサルティングでの支援事例