全体を俯瞰し精緻な確認を行うことで、技術課題を解決
企業情報
- 社名
- ：有限会社エス・エス工房
- 従業員数
- ：2 ～ 30人
- 業務内容
- ：アニメ・ドラマ等の台本制作
オフィスの様子
状況把握のために頼ったコンサルティング
私たちは、アニメやドラマなどの台本制作をしている会社です。
手書きの絵コンテから、ト書やセリフなどを抽出したテキストデータをつくり、印刷・製本をしています。比較的データ量が重いファイルを複数の担当者が扱っているため、テレワークでサクサクと稼働できるネットワーク環境は重要です。
コロナ禍でテレワーク環境を整えましたが、従業員の自宅から社内ネットワークへのアクセスが重く、業務上支障があるレベルでした。環境構築を依頼したベンダーに相談して、自宅からのアクセスに利用しているリモートデスクトップのツールを、別のツールに切り替えましたが、更に通信速度は落ちてしまいました。結局、元のツールに戻し状況の改善を図りましたが根本的な解決になっていません。どうすればいいのか判断しにくい状況で、また通信速度の遅さの原因を社員に説明できていませんでした。
社内にはITに詳しい担当者もおらず、原因も分かりません。そこでまずは、現在の状態がどのようになっているのかを知るべきだと考えました。コロナ禍でテレワークの環境構築に困っている企業も多いと思い、東京都が助成金など支援を行っているのではないかと検索して見つけたのが、テレワーク課題解決コンサルティングでした。予算はできる限りかけたくなかったため、無料で相談できる窓口があったのは、本当にありがたかったです。
手書きの絵コンテから、ト書やセリフなどを抽出したテキストデータをつくり、印刷・製本をしています。比較的データ量が重いファイルを複数の担当者が扱っているため、テレワークでサクサクと稼働できるネットワーク環境は重要です。
コロナ禍でテレワーク環境を整えましたが、従業員の自宅から社内ネットワークへのアクセスが重く、業務上支障があるレベルでした。環境構築を依頼したベンダーに相談して、自宅からのアクセスに利用しているリモートデスクトップのツールを、別のツールに切り替えましたが、更に通信速度は落ちてしまいました。結局、元のツールに戻し状況の改善を図りましたが根本的な解決になっていません。どうすればいいのか判断しにくい状況で、また通信速度の遅さの原因を社員に説明できていませんでした。
社内にはITに詳しい担当者もおらず、原因も分かりません。そこでまずは、現在の状態がどのようになっているのかを知るべきだと考えました。コロナ禍でテレワークの環境構築に困っている企業も多いと思い、東京都が助成金など支援を行っているのではないかと検索して見つけたのが、テレワーク課題解決コンサルティングでした。予算はできる限りかけたくなかったため、無料で相談できる窓口があったのは、本当にありがたかったです。
全体を俯瞰した、きめ細やかなアドバイスで状況は改善
担当してくださったコンサルタントは、導入しているIT関連の契約・請求関連の書類をすべて確認し、原因となり得る所と確認方法を的確に指示してくれました。私はその指示通りに、社内のネットワーク機器の確認と、従業員の自宅での接続速度の計測を依頼しました。その結果を踏まえて、コンサルタントから出てきた根本的な原因は、会社で契約しているインターネット回線がいわゆる「家庭用」で、私たちの業務内容に耐えられるものではないというものでした。
コンサルタントに、適切なプランのアドバイスをもらい、契約の変更を行いました。この時に、新しい回線速度に対応したLANケーブルへの交換が必要になるなど、きめ細やかな注意点も指摘してもらい助かりました。
もし、この指摘がなければ、太い回線に切り替えたのに、まだ速度が上がらないと悩んでしまうところでした。担当してくださったコンサルタントは環境を俯瞰して懸念点を的確に指摘してくれます。その結果、インターネット回線の変更だけではなく、LANケーブルのスペックの改善や、ファイルサーバーの空き容量を増やすこと、さらにセキュリティ面でも安全にファイル共有する方法など、快適で安全な環境にするために考えられるあらゆる対策を助言してくれました。
コンサルタントに、適切なプランのアドバイスをもらい、契約の変更を行いました。この時に、新しい回線速度に対応したLANケーブルへの交換が必要になるなど、きめ細やかな注意点も指摘してもらい助かりました。
もし、この指摘がなければ、太い回線に切り替えたのに、まだ速度が上がらないと悩んでしまうところでした。担当してくださったコンサルタントは環境を俯瞰して懸念点を的確に指摘してくれます。その結果、インターネット回線の変更だけではなく、LANケーブルのスペックの改善や、ファイルサーバーの空き容量を増やすこと、さらにセキュリティ面でも安全にファイル共有する方法など、快適で安全な環境にするために考えられるあらゆる対策を助言してくれました。
テレワークは、人材採用と生産性向上に効果あり
当社では出社・当番出社・テレワークが存在しており、ある程度は従業員の希望に沿った働き方ができるようにしています。
テレワーク環境が改善したこともあり、人材採用でもテレワーク対応していることを強調した募集広告を掲載したところ、これまでにない応募者数となりました。さらに、これまでにはなかった遠方からの応募もありました。テレワークで働く場所を問わなくなったため、通勤距離に左右されない応募が増えたことにも価値を感じています。
また、テレワークになったことで、早めに仕事を始める従業員も増えました。
通勤時間分を早めに業務に充てられるため、朝7時半から業務を始めて、夕方4時半頃には終業する(残業なし8時間労働の場合)といった働き方もできるようになりました。私たちの業務は、絵コンテから文字起こしをしたら、別の担当者が校正し、さらに別の担当者が再度校正をしたのち、印刷製本するというフローで作業しますので、前工程が早く終わると、全体の業務がスムーズに流れ、生産性が向上するのです。
このような採用や生産性向上は、テレワークにおける価値だと感じています。
テレワーク環境が改善したこともあり、人材採用でもテレワーク対応していることを強調した募集広告を掲載したところ、これまでにない応募者数となりました。さらに、これまでにはなかった遠方からの応募もありました。テレワークで働く場所を問わなくなったため、通勤距離に左右されない応募が増えたことにも価値を感じています。
また、テレワークになったことで、早めに仕事を始める従業員も増えました。
通勤時間分を早めに業務に充てられるため、朝7時半から業務を始めて、夕方4時半頃には終業する(残業なし8時間労働の場合)といった働き方もできるようになりました。私たちの業務は、絵コンテから文字起こしをしたら、別の担当者が校正し、さらに別の担当者が再度校正をしたのち、印刷製本するというフローで作業しますので、前工程が早く終わると、全体の業務がスムーズに流れ、生産性が向上するのです。
このような採用や生産性向上は、テレワークにおける価値だと感じています。
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現状
テレワークを導入したものの、ネットワークが重く業務に支障が出ている状態。
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ゴール
設定現行のネットワーク環境やハード機器のスペックを見直し、セキュアで快適な作業環境が整備された状態。
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コンサルタントの支援内容
・ITツールの契約内容の確認
・自宅でのテレワーク利用環境の確認点を助言
・ボトルネックと考えられるか所のピックアップと改善点の助言
・インターネット回線の変更とPCのスペックや利用環境に関する助言
・セキュアな環境でのデータ共有方法の助言
・環境改善後の回線速度の確認 -
結果
・ハード面（ネット回線の切り替え、ハブやLANケーブルの交換）の対応策を実施
・ハード面の対応策を行った結果、スピード改善がみられた
・お客様とのファイルの受け渡し方法がセキュアなものだと確認できた
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有限会社エス・エス工房 石永様
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オフィスの様子
今後に向けたアドバイス
今回IT環境面を再整備したことで職場でも自宅でも快適な環境になり、従業員のみなさんの満足度向上に繋がっていましたら幸いです。状況によって快適なテレワークの実施方法が変わることもありますので、定期的に従業員と振返りや見直しを行っていただき、環境面・施策制度面ともにブラッシュアップしていただきたいと考えております。
※テレワーク課題解決コンサルティング事業での支援事例
※テレワーク課題解決コンサルティング事業での支援事例
